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科学办公 精益求精——米易项目部将网络引入工程管理
作者:管理员    发布于:2017-12-07    文字:【】【】【

       我公司承建的米易县麻陇至晃桥引水工程I标段全线长21.6km,其中暗渠长16.4km,引水隧洞长5.2km,渡槽工程6座,取水坝4座。整个工程顺山势盘旋,曲折蜿蜒在崇山之间。本工程属于典型的点多面广线长工程,从一个作业面至另一个作业面行车时间少则半个小时,多则一个半小时。作业面有的在山腰陡坡之上,有的在山顶之巅,有的在谷底之中,施工现场管理人员和项目部之间主要靠电话或微信联系。每到月底制作工资表和进行班组结算时,项目部都要通知各个作业面的现场管理人员报送考勤报表和工资、进度、消耗材料用量等。由于作业面较多且距离较远,报送的时效性较差,且报送过来的单据都是现场管理人员手写的,汇集到项目部的材料,项目部人员有不明白的要反复打电话询问,或微信发照片交流沟通,每次工作前后都要历经不断反复。为了提高项目部的管理效率,节省每次报送材料来往的麻烦,同时也为了能更加有效的搜集现场资料,项目部通过研究决定,将网络引入到工程管理之中,提高信息搜集的时效性和便捷性,以达到资源共享,信息在线编辑实现共同办公的目的,彻底改变项目内部信息不均衡的现状。由于施工现场没有计算机和宽带网络,充分利用现场管理人员的智能手机进行办公成为唯一可供选择的方式。经过项目部人员的不断探索终于找到了解决问题的方式。
       现场工作人员在工作过程中会拍摄很多现场照片,但是有限的手机内存为现场施工管理人员带来了不小的困扰,为解决照片占用手机内存的问题,项目部申请了天翼云盘账号,所申请账号云盘容量为10T,该账号为公共账号。项目部为每个管理人员在公共账号内创建了自己的文件夹,管理人员可以随时将自己工作中拍摄照片上传到自己的文件夹中,供项目部所有人员共享。这就方便了项目部搜集各种影像资料,天翼云盘还可以保存工程施工过程中的所有文档以及将来的竣工资料,有效防止现场人员不断删除手机中工程照片造成前期照片丢失的问题,也解决了现场人员手机内存不足的头疼问题。即便多年以后还可以随时在云盘找到工程的相关资料,极大的提高了工程资料的完整性、安全性和持久性。
       但是天翼云盘虽有强大的资源共享功能,却不能满足施工现场管理人员手机办公的要求。为了弥补天翼云盘在办公上的缺陷,项目部希望能找到可以在线办公的平台,但是功能强大的在线办公平台都是针对企业提供的付费服务,对于一个工程项目来说显得没有这么大的必要。在经过多个平台和云服务的对比筛选后,项目部最终选定了有道云笔记这个平台。该平台虽不具备强大的储存功能,却具有简单的在线编辑保存文字和表格的功能。项目部根据其具有简单文字编辑功能,将所需要搜集的信息在计算机上绘制成表格,并将表格发到平台上公共账号每个管理人员的文件夹内,现场管理人员在手机上登录有道云笔记APP,根据表格提供的项目每天按时填写保存即可。公共账号一个明显的优点就是每天项目部主要管理人员可以随时关注信息是否及时填写,能起到很好的督促监督作用。
       为提高公共账号内资料的安全性,我们设置了阅读密码,并要求所有项目部人员严格保密,不准对外泄露账号和密码,任何人不准私自删除平台上的文件。现场管理人员每天只需在手机上登录有道云笔记公共账号,进入自己文件夹内编辑本人负责作业面的文档并保存,每到月底项目部可以直接在计算机上登录公共账号以word的形式导出该文档,提取所需要的信息:结算人员可以直接根据表内的信息编制班组结算单;资料员也可以直接提取信息编制施工月报;材料员能提取信息进行月底材料汇总;办公室人员也可以每天直接提取信息写施工日志;安全工程师也能很方便的提取信息与每个洞口作业班组及炸材公司进行炸材用量核对。相比于之前现场管理人员要根据项目部每个部门的要求报送资料,效率和准确性有了很大提高,也有效避免之前因手写材料导致的各部门人员理解出现偏差的问题。为方便现场管理人员手机操作,将表格内提前填上相应的日期和常用项目名称简称,手机界面无论怎么浏览都能很方便的找到自己想要编辑的表格,先删除表格事前填写的内容再编辑上自己需要填写的内容保存即可。这样有效避免了因手机屏幕小而找不到对应表格问题的出现,在表格上预留有几列没有标注材料名称的空格,方便项目管理人员根据实际情况填写不常使用的材料名称。有道云笔记不但方便现场管理人员为项目部提供信息带来便利,还能为项目部和现场管理人员的进行信息核对带来很大的方便,有效避免了之前的电话、微信或qq发照片低效率沟通的弊端。
       为更好的让项目部人员和现场管理人员能够熟练应用以上两个软件,项目部于2017年8月29日下午召开会议,对与会人员进行现场指导。随着大家对两个软件的不断熟练,相信米易县麻陇至晃桥引水工程项目部的管理效率会不断提高,项目部也会在网络化办公的道路上不断探索,为工程管理效率的提高不断探索出新的方法。

 

(文/四川米易麻晃引水项目部  朱振华)

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